Grundregeln im Zeitmanagement

• Grundsätzlich benötigen Sie für ein erfolgreiches Zeitmanagement die richtige Einstellung. Trickreiche Methoden und ausgefeilte Techniken sind eher zweitrangig. Eine gehörige Portion Selbstdisziplin ist jeden Tag aufs Neue unentbehrlich.
• Wenn Sie Ihre Zeitressourcen richtig nutzen wollen, müssen Sie vorab zwei Dinge wissen: Wo bleibt Ihre Zeit und wie wollen Sie sie füllen? Verbringen Sie den größten Teil des Tages mit Tätigkeiten, die nur unwesentlich zu Ihren eigentlichen Aufgaben gehören?
• Schreiben Sie sich alle Aufgaben und Termine auf, die Sie im Laufe einer Woche erledigen. Notieren Sie sich dazu auch die Zeit, die Sie für diese Tätigkeiten benötigen. Diese Visualisierung hilft Ihnen, einen Überblick über Ihre gesamten Aktivitäten zu gewinnen.
• Im nächsten Schritt überlegen Sie sich, welche Tätigkeiten Sie begrenzen können, um Zeit zu gewinnen. Was können Sie von Ihrem Tagespensum streichen, weil es mehr kostet als einbringt? Beschränken Sie sich auf das Wesentliche!
• Setzen Sie bei allen Aufgaben Prioritäten. Kennzeichnen Sie besonders wichtige Aufgaben, die Sie sofort erledigen müssen, und jene, die weniger dringlich sind.
• Aufgaben, die Sie nicht unbedingt selber erledigen müssen, sondern beispielsweise ein anderes Familienmitglied übernehmen kann, sollten Sie delegieren. Legen Sie für jeden einzelnen Zuständigkeiten fest: Die Kinder räumen die Spülmaschine aus, der Mann kauft ein und kocht das Essen usw.
• Verplanen Sie nicht einhundert Prozent Ihrer Zeit. Diese Rechnung würde ohnehin nicht aufgehen. Die geringste unvorhergesehene Störung würde Ihr Konzept durcheinander bringen. Veranschlagen Sie maximal 60 Prozent Ihrer verfügbaren Tageszeit. 20 Prozent nutzen Sie dann für Unvorhergesehenes, die restlichen 20 Prozent für Pausen und soziale Kontakte.
• Beweisen Sie bei weniger wichtigen Aufgaben auch einmal Mut zur Lücke. Niemand kann alles hundertprozentig perfekt erledigen.
• Gönnen Sie sich mindestens eine Stunde am Tag zur Entspannung.

Blicken Sie am Ende eines Tages zurück und ziehen Sie Bilanz. Haben Sie alle gesteckten Ziele erreicht? Hat die veranschlagte Zeit nicht ausgereicht, um alle Aufgaben zu erledigen, sollten Sie klären, woran das gelegen hat. Bedenken Sie: Ihr Zeitplan ist kein starres Gebilde, sondern jederzeit variierbar. Passen Sie es im regelmäßigen Rhythmus an veränderte Bedingungen und Bedürfnisse an.

Weiterführende Literatur

Hocker, R.: Working Mum oder Mut zur Lücke: So gelingt der Spagat zwischen Familie und Beruf. 2009.